Легализация документов
Данный гайд написан для того, чтобы структурировать в одном месте информацию об апостилях, аккредитованном переводе, легализации в консульстве. Эти процессы вам необходимо пройти, чтобы получить визу D, перевезти семью в Италию и использовать документы, выданные в РФ.
Гайд любезно помогла нам написать Анна Чеботарева +7(911)214-65-73 whats’App, аккредитованный переводчик при консульстве Италии в Москве и Санкт-Петербурге. Если вы начинаете свой путь переезда в Италию, то он обязателен для ознакомления.
Общая схема легализации документов
- Оригинальный документ или нотариально заверенная копия (не для всех типов документов)
- Апостиль
- Перевод у аккредитованного переводчика
- Легализация соответствия перевода в консульстве
Далее поговорим подробно про каждый этап.
Апостиль
Что такое апостиль?
Это штамп установленного образца, утвержденный гаагской конвенцией в 1961 году, эту конвенцию в том числе подписали Италия и Россия. Апостиль удостоверяет печать и подпись должностного лица, поставленных на том или ином документе. Подробнее можно почитать здесь
Если говорить простыми словами — то это подтверждение, что ваш документ, печати и подписи на нем реальны, а не вы сами поставили их там.
На какие документы можно поставить апостиль?
Все документы ЗАГС:
- свидетельства о заключении/расторжении брака, рождении, смерти и т.д.
- справки об отсутствии факта регистрации брака
- любые документы, выданные ЗАГС
Апостилируются в департаменте по делам ЗАГС или МФЦ
Документы об образовании:
- только оригиналы или дубликаты с живой подписью и печатью должностного лица
Апостилируются в департаменте образования
Судебные документы:
- судебные решения
- выписки из суда о ходе дела
Такие документы принимаются в заверенной судьей копией, подпись и печать судьи также подлежит апостилированию
Апостилируются в министерстве юстиции или МФЦ. Адреса мин.юста в Москве: Москва, улица Кржижановского, 13, корпус 1, адрес в Санкт-Петербурге: ул. Смольного, д.3 (+7 (812) 710-02-60)
Нотариальные акты:
- доверенности
- согласие на выезд ребенка
- договор (если он нотариально заверен)
Если у вас есть документ с подписью и печатью нотариуса, то такие документы апостилируются в Министерстве юстиции
Справки о несудимости: Апостилируются в МВД
То есть каждое ведомство имеет свой отдел проставления апостилей, соответственно все документы в зависимости от того, каким ведомством они выданы, тем же ведомством апостилируются.
Многие пытаются “схитрить”. Пример: не успевают поставить апостиль на документ об образовании (в Санкт-Петербурге это может занимать больше 3х месяцев). Люди идут к нотариусу, делают нотариально-заверенную копию диплома, ставится печать и подпись нотариуса, и относят такой документ в министерство юстиции, получают апостиль там и по сути имеется нотариально заверенная копия документа об образовании (которая действительна и есть апостиль). Но сразу предупреждаем, что это трата времени и денег. Потому, что такой документ не примет консульство для дальнейшей легализации.
Для внутреннего пользования, каких-нибудь сиюминутных нужд наверно можно, но для легализации, для подтверждения уровня образования (dichiarazione di valore) нужно предоставить только оригинальный документ с апостилем министерства образования.
Если есть апостиль, то зачем мне перевод и легализация? Это ведь всемирно признанная процедура (апостиль)?
Если вы загуглите “как выглядит апостиль”, то увидите, что апостиль (штамп) заполняется либо на компьютере, либо от руки на языке той страны, которая этот апостиль выпускает. В нашем случае на русском языке. Все печати, которые проставлены на этом апостиле также выполнены на русском языке несмотря на то, что сам апостиль ,как правило, идет на 2 языках, имеются ввиду графы апостиля: страна, дата выдачи, место выдачи — эти пункты бывают и на русском и на английском языке. Но само заполнение идет только на русском языке, следовательно, это тоже подлежит переводу.
Аккредитованный перевод
Кто такой аккредитованный переводчик?
Это специалист, который владеет итальянским и русским языком, имеющий профильное образование, который зарегистрирован в консульстве в качестве такого специалиста, чьим работам консульство доверяет (качеству переводов), поскольку имело возможность ознакомиться с работами данного переводчика.
Кроме того в консульстве находится личное дело переводчика: подтверждение профильного образования (диплом о высшем образовании), личные документы (копия паспорта), а также депонирован образец подписи переводчика для того, чтобы когда переводы от заявителя будут поступать в консульство, оно понимало, что перевод выполнен именно этим переводчиком.
Где посмотреть список аккредитованных переводчиков в РФ?
Только на сайте консульства по ссылке: (Москва) или на сайте для жителей Санкт-Петербурга. Если переводчик утверждает, что он аккредитован, но его нет в списке, то вас вводят в заблуждение.
Почему нужен аккредитованный переводчик? (“я сам знаю итальянский, почему не могу перевести свои документы”?)
Аккредитованный переводчик нужен, чтобы гарантировать качество перевода и соблюдение стандартов и требований консульства к оформлению переводов.
Какие есть бонусы у аккредитованного переводчика?
Переводчик может подать свои переводы по рукописной доверенности от заявителя в Москве и по нотариальной доверенности в Санкт-Петербурге, а также оперативно связаться с работниками консульства для различного рода уточнений, вопросов. То есть вам не обязательно самостоятельно легализовывать свои документы.
Почему важно следовать рекомендациям переводчика и перепроверять перевод за специалистом?
Все мы люди, переводчик делает большой объем работы и может опечататься. Переводчики работают не имея оригиналов (со сканов) и может что-то не быть четко видно (или цифра может отображаться не так). 2 глаза хорошо, а 4 лучше.
Из чего обычно складывается цена у аккредитованного переводчика? (цена за час, за страницу, есть ли скидки за объем?).
Цена за переводы обычно устанавливается за 1 переведенную страницу. Это 1800 знаков с пробелами. Есть типовые шаблонные документы, например свидетельства загс, справки по форме 2 НДФЛ и тд, на них цена может быть фиксированной. Могут применяться как увеличивающие коэффициенты за срочность, так и скидки за объем, небольшую редактуру и тд. У разных переводчиков цена может быть разной.
Как долго обычно занимает перевод документов? Насколько заранее нужно писать переводчику, чтобы забронировать себе место и успеть в срок?
Было бы чудесно, если вы писали переводчику минимум за 1-2 недели до того, как вам понадобятся переводы. В среднем по всем переводам можно уложиться за 1 неделю.
Конечно бывают исключения, когда какой-то государственный орган выдал документ сегодня, а послезавтра у вас уже запись на легализацию в консульстве. Конечно вам постараются пойти на встречу и помочь.
Когда увеличиваются очереди на переводы?
С середины мая по середину октября, когда большое количество абитуриентов и студентов подают свои документы для того, чтобы поступить в Итальянские вузы. И это период, когда заявку лучше отправить за 10-14 дней. В любом случае сроки — это индивидуальный момент, в котором многое зависит от вида документов, их количества, от занятости переводчика в текущий момент. Нужно понимать, что в студенческий период и у консульства увеличиваются сроки на легализацию и подтверждение документов.
Какие документы чаще всего переводят в связи с переездом в Италию?
Зависит от выбранного типа визы.
Студенческая виза:
- документы об образовании: диплом если идете на 2 высшее или аттестат, если на фондейшн (если только закончили школу в РФ, то вам нужно доучиться еще 1 год в Италии, так как тут школьная программа рассчитана на 12 лет).
- если студент хочет попробовать получить стипендию, то это пакет документов, который подтверждает имущественное положение семьи и ее состав (свидетельство о браке, о смерти родителей и т.д.)
Выбранное место жительства (виза пассивного дохода):
- свидетельство о браке, о рождении детей (если перевозите семью)
- подтверждение доходов (3ндфл и аналоги, выписки транзакций с брокерских счетов, договора аренды и т.д.)
Lavoro autonomo (libero prof):
- подтверждение дохода не менее 8500 евро за прошлый год (2ндфл, 3ндфл или аналог)
- если перевозите семью свидетельство о браке, рождении детей
Lavoro autonomo (открытие представительства):
- выписка из егрюл, доверенность от директора, справка 2ндфл представителя, баланс компании, приказ о создании представительства
Для гражданства:
- документы о семейном положении, наличии детей, свое свидетельство о рождении и т.д.
Что еще переводят (но не обязательно переводить у аккредитованного переводчика):
- мотивационные письма, медицинские документы
Важно: если вы переезжаете без второго супруга (в разводе), то не забудьте про нотариально-заверенное согласие на вывоз ребенка от второго родителя.
Что делать, если я не успел перевести документы находясь в РФ?
У вас есть 2 варианта:
- Отправить оригиналы документов аккредитованному переводчику в РФ, чтобы он перевел и легализовал документы за вас
- Перевести документы у судебного переводчика в Италии. Для перевода вам нужен оригинал документа с апостилем. Где найти такого переводчика? — например написать в нашем чате запрос, комьюнити подскажет переводчика в вашем городе.
Легализация
Что такое легализация перевода документа? Зачем она нужна?
Это подтверждение консульством правильности выполненного перевода и соответствия этого перевода оригинальному документу. В принципе это аналог того, что делает нотариус, когда мы переводим документы с иностранного языка на русский, когда заверяется подпись переводчика “что этот перевод верный, сделан дипломированным переводчиком, квалификации которого нотариус доверяет”. А здесь у нас обратная история — по сути консульство выполняет нотариальную функцию по легализации документа.
Есть ли какие-то рекомендации к переводам? Переводчик, который работает при консульстве знает требования к оформлению, знает как должны выглядеть те или иные документы, должны ли они иметь определенные печати, подписи, исходя из опыта работы переводчиком мы знаем как они должны выглядеть, чтобы их приняли и в консульстве, и на территории Италии
Как записаться на легализацию документов?
Инструкция доступна по ссылке
Я живу в регионе (не Москва и не Санкт-Петербург), как мне легализовать документы?
Нужно записаться на легализацию в то консульство, к которому вы относитесь по факту постоянной регистрации (штамп в паспорте). Физически на легализацию можете прийти как вы сами, так и аккредитованный переводчик за вас. Для Москвы переводчику от вас нужна только рукописная доверенность, для Санкт-Петербурга если вы проживаете в регионе, который относится к консульству Санкт-Петербурга, нужна нотариальная доверенность.
Кроме переводчика ваши интересы может представлять абсолютно любое лицо, в этом случае для обоих консульств доверенность должна быть нотариальная. Или ваш близкий родственник без доверенности при подтверждении родства.
В чем отличие Московского и Питерского консульства в плане легализации документов?
Есть небольшие отличия в требованиях к оформлению переводов документов. Есть отличия в стоимости. В Москве легализация оплачивается наличными в евро, в СПБ наличными в рублях. В Москве за легализацию за 1 страницу считают 1 лист перевода, в СПБ считают стоимость по оригиналам (каждый лист оригинала документа). Что касается требований к оформлению, то аккредитованные переводчики сделают все в том виде, в котором требует то или иное консульство. Поэтому обязательно сообщите переводчику, к какому консульству вы относитесь. Если не знаете, то переводчик сможет вам подсказать.
Сколько стоит легализация документов в консульстве?
Данные на 2023 год: в Москве 13 евро за 1 лист перевода, 10 евро за 1 лист копии, в СПБ 1 лист легализации оригинала стоит 1200 рублей + 980 рублей за удостоверение 1 листа копии. Тарифы могут индексироваться в зависимости от курса евро и всегда опубликованы на сайте консульства.
Как долго обычно легализуют документы?
Зависит от студенческого периода или его отсутствия. Когда его нет, срок легализации может быть от нескольких часов до недели. Если студенческий период, от 1,5 недель в Москве, и от 3 недель в Санкт-Петербурге.
Важный момент: вы можете легализовать как оригиналы документов (тогда оригинал сошьют вместе с переводом, и поставят консульскую печать). Так и легализовать консульские копии: когда делают копии оригинала с апостилем и их сшивают с переводом. Лучше доплатить и выбрать второй вариант, чтобы оригинал остался нетронутым.
Интересное
Вопросы к Анне:
Как вы стали аккредитованным переводчиком?
Когда консульство решило создать реестр аккредитованных переводчиков, я обратилась к ним с запросом на аккредитацию. Предоставила свои документы, поскольку много лет работаю переводчиком и до создания этой службы так или иначе мои переводы попадали в консульство. Оно имело возможность ознакомиться с качеством моих работ и после того, как я предоставила диплом о высшем филологическом образовании по профилю “переводчик итальянского языка” (и оставила образец своей подписи), консульство включило меня и аккредитовало для работы на переводы, которые поступают в консульство на последующую легализацию.
Вы занимаетесь только переводами для консульства или я могу за личными переводам к вам обратиться? Если да, то за какими?
Помимо консульских переводов, я занимаюсь личными переводами, переписками, документами коммерческого характера, юридическими.
У каждого переводчика есть своя специализация. Кто-то специализируется на медицинских документах, кто-то на технических, кто-то в иной сфере. Каждый переводчик, который аккредитован при консульстве помимо документов, которые подлежат легализации выполняет очень широкий спектр других переводов, которые будут использованы заявителем в каком-нибудь другом ключе (не обязательно для легализации в консульстве).
Что больше нравится в вашей работе?
Прежде всего возможность заниматься любимым делом, общение с людьми, постоянное расширение кругозора благодаря погружению в в специфику тематических переводов.
Информация по другим странам
Данная информация будет актуальна тем, кто находится не в РФ, но планирует сделать доверенность на хэлпера.
- не в каждой стране есть процедура легализации переводов в консульстве (например в Армении и Турции ее нет, а в Грузии и РФ есть)
- список аккредитованных переводчиков вы также можете найти на сайте итальянских консульств в этой стране
Например в Грузии можем порекомендовать: Peikrishvili Natalia, [email protected] , +995599589869 (она может перевести сразу и на русский язык, так как имеет на это полномочия)
- с апостилями вам всегда может подсказать нотариус или аккредитованный переводчик
- вы должны сделать 3 варианта доверенности: итальянский (чтобы ваш хэлпер смог пользоваться ей в Италии), местный язык (потому, что нотариус делает доверенность на местном языке), русский язык (потому, что по закону вы должны понимать, что написано в доверенности. За исключением нескольких стран, которые принимают документы на русском языке (например Казахстан, Беларусь)
